Wat is de HR-afdeling? Uw gids voor HR-functies

Als je ooit op een kantoor hebt gewerkt, heb je zeker gehoord dat "HR" veel op de werkplek wordt gegooid. Maar weet u eigenlijk wel wat HR doet? Waar is de HR-afdeling verantwoordelijk voor? Of wat ze eigenlijk doen voor het bedrijf en zijn medewerkers?

De HR-afdeling, ook wel bekend als het "Human Resources"-team in een bedrijf, is een groep professionals die zich inzetten voor het beheren, ondersteunen en organiseren van werknemers. De specialisten in dit team zijn experts in het opbouwen en onderhouden van professionele relaties. Het zijn de mensen die zich bezighouden met het aannemen en werven van nieuw talent, het oplossen van incidenten op de werkplek en zelfs het plannen van opleidings- en ontwikkelingsinitiatieven voor de professionele groei van werknemers.

Wanneer u wilt praten over uw employee benefits, of op zoek bent naar een nieuwe opleidingsmogelijkheid, gaat u naar de HR-afdeling. U kunt bij hen terecht als u vragen heeft over het kantoorbeleid. De HR-afdeling is er ook verantwoordelijk voor dat professionals veilig aan het werk blijven en de juiste kanalen navigeren bij het indienen van klachten.

Wat is de HR-afdeling? Een introductie

HR staat voor Human Resources. Hun naam is vrij duidelijk. In een organisatie is de HR-afdeling verantwoordelijk voor het beheer van de werknemers - de human resources - van uw organisatie. Onthoud dat personeel vaak de belangrijkste hulpbron is die elk bedrijf zou kunnen hebben, wat betekent dat ervoor moet zorgen dat ze gelukkig en voldaan zijn in hun respectievelijke banen en dat ze voldoende ruimte krijgen om te groeien, van cruciaal belang is voor elk bedrijf. Daarnaast zijn bedrijven verantwoordelijk voor de veiligheid en het welzijn van de werknemers op de werkvloer. Dit valt ook onder de verantwoordelijkheid van de HR-afdeling.

Human Resources-experts zijn er om ervoor te zorgen dat bedrijven het meeste kunnen halen uit de getalenteerde teamleden die ze aannemen. Tegelijkertijd dienen ze ook medewerkers, zodat ze de best mogelijke ervaring op het werk krijgen, versterkt door een positieve bedrijfscultuur.

Op een basisniveau is de afdeling Human Resources betrokken om ervoor te zorgen dat het bedrijf waarvoor ze werken een solide rooster heeft van goed betaalde en effectief opgeleide teamleden. Ze zijn verantwoordelijk voor alle op werknemers gebaseerde activiteiten die betrokken zijn bij het runnen van een bedrijf, van het beheren van de salarisadministratie tot het aannemen en ontslaan en zelfs het beheren van personeelsbeloningen.

HR-experts kunnen er ook voor zorgen dat medewerkers tevreden blijven binnen een bedrijf en wennen aan de cultuur van hun organisatie. Dit komt omdat bedrijven met gelukkige en betrokken werknemers doorgaans een stijging van 17% in de productiviteit van werknemers zien, en een 41% verlaging van het ziekteverzuim.

De kerntaken van de HR-afdeling

Om de vraag te beantwoorden "wat is de HR-afdeling?" we moeten kijken naar wat HR-medewerkers gewoonlijk doen. Als HR-professionals zijn ze verantwoordelijk voor het beheer van een breed scala aan verschillende taken die verband houden met het welzijn, de beloning en de organisatie van werknemers.

Hoewel de exacte functionaliteit van een HR-afdeling meestal afhankelijk is van verschillende factoren, zijn enkele van de meest voorkomende verantwoordelijkheden:

• Rekruteren: Het vinden en werven van veelbelovende medewerkers is een van de belangrijkste doelstellingen van een personeelsafdeling. HR-professionals onderzoeken de behoeften van het bedrijf en zijn doelen om werknemers te vinden die geschikt zijn voor bepaalde rollen. Ze leiden gekwalificeerde kandidaten ook door naar de talentenpijplijn van het bedrijf en kunnen helpen bij sollicitatiegesprekken.
• In dienst nemen: Naast het zoeken naar belangrijke kandidaten, bieden HR-professionals ook aanbiedingen aan de meest gekwalificeerde kandidaten en onderhandelen ze over voordelen en beloning. Ze zijn meestal verantwoordelijk voor het onboardingproces en zorgen ervoor dat alle juiste documentatie is voltooid voordat een medewerker aan het werk gaat.
• Administratie: Human Resources-afdelingen houden zich bezig met verschillende vormen van administratief werk in verband met het aansturen van medewerkers. Ze kunnen werkschema's voor werknemers maken en helpen bij het invullen van verschillende formulieren en papierwerk. Ze helpen ook om ervoor te zorgen dat werknemers de juiste kanalen kunnen vinden om klachten in te dienen als ze om welke reden dan ook niet tevreden zijn met hun werkomstandigheden.
• Salaris en vergoeding: De HR-afdeling is meestal verantwoordelijk voor het toezicht op de vergoedingen, van voordelen zoals betaalde vakantie tot salaris en lonen. Ze werken met salarissoftware, en eventuele problemen van werknemers met salaris op te lossen. Ze kunnen teamleden ook helpen met vragen die ze hebben over gezondheidsvoordelen, belastinginhoudingen en opties voor vakantietijd.
• Training en ontwikkeling: Veel HR-afdelingen investeren ook in verschillende opleidings- en ontwikkelingsstrategieën voor medewerkers. Ze kunnen helpen om ervoor te zorgen dat licenties en certificeringen van werknemers up-to-date zijn, en op zoek gaan naar nieuwe opleidingsmogelijkheden. Ze kunnen ook met werknemers werken aan taken op het gebied van loopbaanontwikkeling en opvolgingsplanning, of kandidaten voorbereiden op promoties naar meer geavanceerde functies.
• Afvuren: Deze professionals, die vaak het minst aantrekkelijke deel van de rol van de HR-afdeling zijn, hebben ook te maken met het verwijderen van een werknemer uit het systeem wanneer een aanstelling niet lukt. Ze kunnen exitgesprekken voeren, zorgen voor een eindloon en zelfs werknemers aanbevelingen doen als ze besluiten een bedrijf in der minne te verlaten.

Wat doet de HR-afdeling voor medewerkers?

In de meeste gevallen wordt de HR-afdeling gezien als een essentieel instrument voor bedrijfsleiders. Deze experts zijn essentieel om bedrijven toegang te geven tot het juiste talent en om te gaan met wervings- en ontslagprocessen. De HR-afdeling speelt echter ook een belangrijke rol bij het tevreden, betrokken en productief houden van werknemers op het werk.

Enkele van de belangrijkste manieren waarop HR-experts werknemers helpen zijn:

Een positieve werkomgeving cultiveren:

Een primaire focus van de HR-afdeling is het creëren van een werkplek die optimaal en aantrekkelijk is voor de productiviteit van werknemers. Ze luisteren naar feedback van het personeel en brengen wijzigingen aan op basis van de behoeften van werknemers. Ze kunnen ook helpen bij het handhaven van het organisatiebrede diversiteits-, inclusie- en gelijkheidsbeleid.

HR-afdelingen kunnen sensibiliseringsprogramma's, gedragscodes voor werknemers ontwikkelen en werknemersonderzoeken uitvoeren. Ze zijn ook een belangrijk hulpmiddel bij het beschermen van klokkenluiders wanneer wangedrag en fraude op de werkplek moeten worden gemeld.

Het werkgelegenheidsbeleid beheren

HR-afdelingen zijn ook zwaar verantwoordelijk voor het creëren van allerlei soorten werkgelegenheidsbeleid voor professionals, om ervoor te zorgen dat ze de middelen, ondersteuning en vergoeding krijgen die ze verdienen. Ze bieden een kader voor het implementeren van verschillende arbeidsgerelateerde processen, zoals antidiscriminatie- en intimidatiebeleid en beleid inzake betaald verlof.

De HR-afdeling zal ook regelmatig alles bijwerken, van voordelen en betalingsbeleid tot gezondheids- en veiligheidsstrategieën voor werknemers op basis van updates van de regelgeving.

Onboarding en "offboarding" medewerkers:

Een goed ontworpen HR-afdeling is cruciaal bij het verwelkomen van nieuwe teamleden in het bedrijf. Deze medewerkers voeren niet alleen wervingsprocessen, interviews en andere wervingstaken uit, ze helpen ook bij het integreren van medewerkers in het bedrijf. Ze kunnen nieuwe medewerkers informeren over de waarden van de organisatie en de werkcultuur, en helpen bij het opzetten van een werkstation.

Wanneer een werknemer besluit een bedrijf te verlaten, kan een HR-afdeling ook helpen bij het afsluiten van hun rekeningen bij het bedrijf, om ervoor te zorgen dat ze het juiste salaris ontvangen en om aanbevelingen te doen voor nieuwe organisaties.

Ondersteuning van leren en ontwikkeling

Een belangrijke taak van de HR-afdeling is ervoor te zorgen dat werknemers altijd zijn uitgerust met de vaardigheden en talenten die ze nodig hebben om in elke branche te gedijen. Als zodanig zijn ze vaak betrokken bij het bij- en bijscholen van medewerkers. De afdeling HR organiseert diverse ontwikkel- en opleidingsmedewerkers om vaardigheden up-to-date te houden of nieuwe aan te leren.

Ze kunnen ook samenwerken met werknemers om ervoor te zorgen dat ze hun professionele doelen bereiken, door hen te helpen carrièrekaarten op te stellen en promotiemogelijkheden te plannen.

Assisteren bij noodgevallen van werknemers

HR-afdelingen helpen vaak met allerlei taken met betrekking tot medewerkers die buiten de capaciteiten van een manager liggen. Ze kunnen medewerkers helpen die een vergoeding voor reis- of onderwijsbehoeften moeten aanvragen, en zorgen voor problemen met wangedrag van medewerkers.

Tijdens persoonlijke noodgevallen kunnen HR-afdelingen werknemers helpen om ongeplande verlofdagen op te nemen die in de loop van de tijd moeten worden verlengd. Professionals kunnen optreden als intermediair tussen werknemers en bedrijfsleiders om ervoor te zorgen dat relaties behouden blijven.

Kerncompetenties van HR-afdelingen

Als kerngroep die verantwoordelijk is voor het verbeteren van de werknemerservaringen op de werkvloer, hebben HR-afdelingen een aantal specifieke competenties nodig. Hoewel de exacte vaardigheden die vereist zijn voor een HR-afdeling kunnen variëren, zijn enkele van de meest voorkomende competenties:

• Communicatie: HR-professionals hebben uitstekende communicatieve vaardigheden nodig, zowel schriftelijk als mondeling. Ze zijn voortdurend bezig met het overbrengen van complexe informatie naar verschillende mensen, en de meesten kunnen goed luisteren naar het personeel om uitstekende resultaten te leveren.
• Relatiebouwen: In de HR-wereld is het van cruciaal belang om krachtige relaties op te bouwen tussen medewerkers, afdelingen en managementgroepen. HR-professionals luisteren en reageren op grieven om te voorkomen dat relaties verzuren. Ze introduceren ook beleid om ervoor te zorgen dat iedereen zich betrokken en welkom voelt op elke werkplek.
• Aanpassingsvermogen: Naarmate de werkplek blijft evolueren, moeten HR-afdelingen ervoor zorgen dat ze zo flexibel mogelijk zijn. In de afgelopen jaren moesten deze groepen bijvoorbeeld bedrijfsleiders helpen bij het navigeren door zaken als beleid voor externe en hybride werkplekken. Ze moeten ook voortdurend de werkplek evalueren om de productiviteit en efficiëntie te optimaliseren.
• Technologie vaardigheden: Veel HR-managers werken met een breed scala aan technische hulpmiddelen om medewerkers en managers te ondersteunen. Ze kunnen werken met salarissoftware, tools voor het online indienen van documenten, tijdregistratie- en werknemersbeheertools en meer. Ze kunnen ook software voor het werven van talent gebruiken om sollicitanten te sorteren.
• Creativity: HR-afdelingen moeten creatieve vaardigheden hebben om met unieke oplossingen voor problemen, bedrijfscultuurinitiatieven en trainingsprogramma's te komen. Ze moeten de werkplek kunnen beoordelen en een reeks verschillende strategieën kunnen verkennen om de efficiëntie, betrokkenheid en productiviteit van het hele personeelsbestand te vergroten.
• Kritisch denken: Ook voor HR-professionals zijn kritisch denk- of analysevaardigheden van groot belang. Of het nu gaat om het aannemen van nieuwe kandidaten, onderhandelen over loonsverhogingen of het omgaan met klachten van werknemers, deze werknemers moeten elke situatie zorgvuldig analyseren.

Verschillende functies binnen een HR-afdeling

De HR-afdeling bruist van een breed scala aan verschillende professionals met unieke verantwoordelijkheden. Enkele van de meest voorkomende titels in een HR-omgeving zijn:

• Directeur personeelszaken: Een HR-directeur is verantwoordelijk voor alle interacties met werknemers binnen het HR-landschap, inclusief het beheer van werknemersrelaties, personeel, compliance en salarisadministratie.
• Chief Diversiteitsfunctionaris: Deze professional is een relatief nieuwe toevoeging aan de HR-afdeling en zorgt ervoor dat bedrijven zich houden aan DEI-initiatieven.
• Rekruteringsdirecteur: Wervingsdirecteuren houden zich bezig met werving en talentacquisitie, ze houden toezicht op de wervingsbudgetten en plannen voor het in dienst nemen van nieuwe teamleden.
• Compensatie manager: Een compensatie- en voordelenmanager zorgt ervoor dat elke werknemer de juiste compensatie en andere voordelen uit zijn baan ontvangt.
• HR assistent: Een HR-assistent is een professional die onder de Human Resources Director werkt om ervoor te zorgen dat het beleid wordt geïmplementeerd en om de zorgen van werknemers weg te nemen.

Best practices bij het bouwen van een HR-afdeling

Er is geen one-size-fits-all strategie voor het ontwikkelen van de perfecte HR-afdeling. Voor de meeste bedrijven zal de sleutel tot succes een zorgvuldige planning zijn en ervoor zorgen dat u precies begrijpt wat u van uw HR-professionals nodig heeft voordat u erin duikt.

Enkele van de belangrijkste overwegingen waarmee u rekening moet houden wanneer u uw HR-afdeling helemaal opnieuw opzet, zijn:

• Begin met de bedrijfscultuur: Het is belangrijk om een ​​sterke bedrijfscultuur op te bouwen voordat u HR-leiders gaat inhuren. Er moeten duidelijke richtlijnen zijn om de doelen en verwachtingen van het bedrijf, merkwaarden en missieverklaringen te benadrukken. Deze tools helpen HR-professionals om hun werk zo effectief mogelijk te doen.
• Bepaal uw HR-behoeften: Bedrijven moeten de tijd nemen om te bepalen wat voor soort behoeften ze hebben voor hun afdeling Human Resources. Het kan bijvoorbeeld belangrijk zijn om in eerste instantie te focussen op professionals met vaardigheden op het gebied van werving, onboarding en training, evenals salarisexperts, voordat u uiteindelijk overgaat op het inhuren van Diversity-managers.
• Vroeg beleid maken: Het creëren van cruciaal beleid vroeg in het bedrijfsontwikkelingsproces zou HR-medewerkers moeten helpen om te gedijen. Alle teamleden moeten toegang hebben tot beleid met betrekking tot hoe om te gaan met klachten van werknemers, hoe de communicatie op de werkplek kan worden verbeterd en welk soort salaris en voordelen aan elk nieuw personeelslid kunnen worden aangeboden.
• Technologie en analyse omarmen: Wanneer u nieuwe HR-professionals in uw team implementeert, moet u ervoor zorgen dat ze over de technologie beschikken die ze nodig hebben om op hun beste niveau te werken. Dit kan betekenen dat u moet investeren in tijdregistratietools voor externe medewerkers en tools voor het beheren van werkplekplanningen. Het kan ook gaan om investeringen in software voor het bijhouden van salaris- en uitkeringen.
• Evolueer regelmatig de HR-strategie: Naarmate de werkplek blijft veranderen, zullen bedrijfsleiders moeten samenwerken met hun HR-afdeling om de ervaring voor werknemers te verbeteren. Dit omvat het implementeren van nieuwe trainings- en ontwikkelingsinitiatieven, evenals het introduceren van hulpmiddelen voor het welzijn en de betrokkenheid van werknemers.

Onderschat de kracht van HR niet

De HR-afdeling is een vaak over het hoofd gezien, maar cruciaal onderdeel van het runnen van een succesvol bedrijf. De experts in dit team zijn essentieel om ervoor te zorgen dat bedrijfsleiders het maximale kunnen halen uit de professionals die ze inhuren en waar nodig toekomstig talent kunnen aantrekken. Ze kunnen ook van cruciaal belang zijn om ervoor te zorgen dat bedrijven blijven voldoen aan de regelgeving voor aanwerving en personeelsbeheer.

Zonder een succesvolle HR-afdeling kan een bedrijf geen effectieve omgeving voor hun personeel bouwen, wat betekent dat productiviteit, efficiëntie en bedrijfsresultaten het moeilijk zullen hebben.