Uw ultieme gids voor effectief webinarbeheer (2024)

Voor bedrijven die webinars willen opnemen in de algemene bedrijfsstrategie, is het cruciaal om een ​​betrouwbaar webinarbeheerproces te ontwikkelen om hoogwaardige inhoud te produceren.

Een webinar hosten is een effectieve manier om de marketing van een organisatie een boost te geven, omdat u hiermee uw waarde kunt delen met een wereldwijd publiek en meer connecties kunt opbouwen. Webinars zijn over het algemeen toegankelijker, handiger en kosteneffectiever in vergelijking met persoonlijke seminars, en dat is wat ze tegenwoordig zo populair maakt.

Als webinarbeheer een concept is dat nieuw voor u is, dit Findstack gids is een perfect startpunt dat u voorziet van de best practices en webinar-tools om ervoor te zorgen dat uw webinar een succes wordt. 

Klaar? Laten we erin duiken!

Wat is Webinarbeheer? 

Webinarmanagement verwijst naar het proces van het organiseren, plannen en uitvoeren van een succesvol webinar van begin tot eind. Het omvat verschillende stadia, zoals:

1. Planning vóór het evenement

Dit omvat het stellen van doelen, het kiezen van een onderwerp, het selecteren van een geschikt platform en het identificeren van de doelgroep. Het omvat ook het voorbereiden van inhoud, het maken van een agenda en het coördineren met sprekers en presentatoren.

2. promotie

In deze fase creëren en voeren webinarmanagers marketingstrategieën uit om registraties en bezoekersaantallen te stimuleren. Dit kan gaan om e-mailcampagnes, promotie op sociale media, betaalde advertenties en het benutten van partnernetwerken.

3. Technische instellingen

Webinarbeheer omvat ervoor zorgen dat alle technische aspecten aanwezig zijn, zoals mogelijkheden voor audio, video en het delen van schermen. Het omvat ook het opzetten van interactieve functies, zoals polls en Q&A, en het testen van het webinarplatform om technische problemen tijdens het evenement te voorkomen.

4. Faciliteren van live-evenementen

Op de dag van het webinar coördineren managers met sprekers, beheren ze de betrokkenheid van het publiek en lossen ze eventuele technische problemen op. Ze controleren en modereren ook de chat, Q&A en andere interactieve functies.

5. Follow-up na het evenement

Na het webinar moet het management de aanwezigheids- en betrokkenheidsstatistieken analyseren, feedback verzamelen en voedende leads via vervolg-e-mails en het delen van inhoud. Deze fase omvat ook het beschikbaar maken van de opname van het webinar voor on-demand weergave en het meten van het algehele succes van het evenement.

Waarom is webinarbeheer belangrijk? 

Gelegenheid om tijd te maximaliseren

Wanneer u prioriteit geeft aan effectief webinarbeheer, wordt het veel gemakkelijker om ervoor te zorgen dat uw webinar volgens schema wordt uitgevoerd in het tijdsbestek dat u van plan was. Op deze manier krijg je de optimale aandacht en betrokkenheid van je bezoekers, omdat je hun tijd niet verspilt aan vertragingen door slecht tijdbeheer. 

Helpt technische problemen te voorkomen

Zorgen voor efficiëntie is een groot deel van uitstekend webinarbeheer. Er zijn veel technische aspecten waarmee u rekening moet houden bij het hosten van een webinar, zoals toegankelijkheid voor deelnemers, soepele gebruikerservaring, succesvol delen van inhoud, integratie van online betrokkenheid van deelnemers en nog veel meer. U heeft een zorgvuldige en consistente planning nodig om de beste levering te garanderen en onnodige onderbrekingen te voorkomen. 

Zorgt voor een Succesvol Webinar

Het plannen en voorbereiden van een succesvol webinar vergt veel werk. Maar door de moeite te nemen en de strategieën toe te passen die we op het punt staan ​​met u te delen, is de kans groter dat u een gedenkwaardig webinar organiseert dat u zal helpen uw zakelijke doelen te bereiken. 

Best practices voor webinarbeheer

Houd een checklist klaar

U moet een checklist voor webinarbeheer ontwikkelen als een handig organisatorisch hulpmiddel voor het planningsteam voor webinars. Het helpt iedereen om op dezelfde pagina te blijven en nooit alle aspecten uit het oog te verliezen die u voor, tijdens en na het evenement moet regelen. 

Hier is een brede voorbeeldchecklist om u een idee te geven van hoe u uw webinar kunt organiseren: 

Pre-webinartaken

• Bepaal het onderwerp van het webinar
• Bevestig de juiste datum en tijden (houd rekening met de meest prominente tijdzones om op te nemen op basis van beoogde bezoekers)
• Maak de agenda en het presentatiemateriaal
• Selecteer het juiste webinarplatform en test het uit
• Bereid marketingmateriaal voor het webinar voor
• Verstuur uitnodigingen voor webinars en stel herinneringsintervallen in voor degenen die zich registreren
• Zorg voor een back-upplan om u voor te bereiden op technische problemen

Tijdens webinar

• Introduceer moderatoren en gastsprekers
• Kwaliteitscontrole audio en video
• Bewaak de betrokkenheid van deelnemers (bijv. live chats, polls, vragen van deelnemers)
• Benadruk dat u op schema blijft door de timing bij te houden
• Neem het webinar op

Post-webinar

• Verzamel feedback om het succes van webinars te evalueren
• Follow-up met deelnemers via e-mail (kan een link naar de webinar-opname bevatten)
• Deel feedback met het team
• Analyseer alle gegevens die zijn verzameld uit peilingen en enquêtes om toekomstige webinars te helpen verbeteren
• Houd de contactgegevens van de deelnemers bij voor toekomstige webinars
• Archiveer al het inhoudsmateriaal van het webinar 

U moet ook nadenken over de meest effectieve manier om deze checklist met uw teamleden te delen. Misschien wilt u het simpel houden door een gedeeld Google-spreadsheet te gebruiken of ervoor kiezen om een project management tool zoals: 

• notie 
• Wrike 
• ClickUp 
• Trello

Die laatste optie is wellicht beter omdat je alerts kunt aanmaken, materialen eenvoudig kunt delen en individuele taken efficiënter kunt toewijzen. 

Ken je deelnemers

Zodra je je registratie voor je webinar hebt afgesloten, heb je voldoende tijd nodig om je deelnemers te evalueren, zodat je ze een op maat gemaakte en waardevolle ervaring kunt bieden. Door te begrijpen wat voor type aanwezigen er zullen zijn, kun je ze ook in de juiste groepen onderverdelen (vooral als je groepen scheidt op basis van beginners-, halfgevorderde en ervaren segmenten). Dit geeft uw deelnemers een goede indruk van uw organisatie, omdat elke groep wordt erkend en nauwkeurig wordt verzorgd. 

Enkele belangrijke vragen die je kunt stellen om je bezoekers te leren kennen zijn: 

• Van welke bedrijfstakken maken ze deel uit?
• Met welke actuele vraagstukken worden zij geconfronteerd?
• Wat zijn hun doelen om deel te nemen? 

Het is in uw eigen belang om een online formulierbouwer om een ​​enquête op te nemen in uw registratieproces. Zo kunnen deelnemers deze vragen zelf beantwoorden, wat jou tijd bespaart.

Specificeer duidelijke doelstellingen voor je webinar

Uw team moet duidelijke zakelijke doelstellingen voor uw webinar ontwikkelen, naast methoden om uw succes te meten. Wat hoop je te bereiken door een webinar te geven? Uw antwoorden hierop kunnen zijn: 

• Deel nieuwe branche-inzichten op basis van onderzoek dat uw organisatie heeft uitgevoerd en claim uw organisatie als marktleider
• Naamsbekendheid vergroten
• Creëer buzz voor een nieuw product
• Breng uw publiek op de hoogte van een doel waar uw organisatie gepassioneerd over is
• Netwerk met grote marktleiders
• Spreek een nieuw klantenbestand aan

Maak afspraken over een onderwerp en de bijbehorende sprekers

Je webinar kan niet te veel onderwerpen behandelen, omdat het dan minder memorabel wordt en de kans kleiner is dat het een impact op de lange termijn heeft. Een duidelijk doel en onderwerp maken het voor bezoekers gemakkelijker om te beslissen of uw evenement relevant is voor hun huidige behoeften, dus u moet het hoofddoel in uw marketing weerspiegelen. 

Stel dat uw branche onderwijs is en u een webinar wilt hosten om de lesmethoden voor studenten te verbeteren. Dit kan te breed zijn om voldoende deelnemers te krijgen. U moet dus de behoeften van degenen in uw branche onderzoeken en een specifiek onderwerp bepalen dat de maximale waarde voor uw bezoekers oplevert.  

Hieronder een mooi voorbeeld van een webinar met een duidelijk onderwerp. Leren Leren is een webinar handig gebaseerd op de onderwijssector. In plaats van zich te concentreren op een breed onderwerp, richten ze zich op het onderwijzen van neurodiverse studenten. Dit is een geweldig onderwerp om aan te scherpen, aangezien er de afgelopen jaren meer moeite is gedaan om lesmethoden met betrekking tot neurodivergente studenten te verbeteren, waardoor het onderwerp veel relevanter en waardevoller wordt voor de aanwezigen.

De potentiële waarde die ze kunnen halen uit het bijwonen van het webinar wordt hen duidelijk gemaakt omdat het het probleem aanpakt en een geldige oplossing biedt om het op te lossen. Zodra u uw onderwerp heeft, kunt u nu beginnen met het onderzoeken van de beste sprekers om u te helpen de meest waardevolle inzichten aan uw publiek te bieden. 

Gelukkig kun je relevante sprekers vinden op de volgende platforms als je niet zeker weet waar je moet beginnen:

• Keynote speaker
• LuidsprekerHub

Schrijf een creatieve briefing

DrawinDoor een creatieve briefing voor uw webinar op te stellen, kunt u de productie van uw webinar structureren en het hele team op het goede spoor houden. Het moet functioneren als een businessplan, dus het moet het volgende bevatten:

• Doelgroepen)
• Webinar-onderwerp
• Kernthema's
• Webinar-beelden
• Uw zakelijke doelstellingen
• Gastsprekers en hun geloofsbrieven
• Checklist termijnen
• Webinar schema

In je creative briefing bepaal je ook het format van je webinar. Dit zijn de meest populaire formaten: 

Stel het schema in

Het is erg belangrijk om bewust te blijven van de planning van uw evenement. Dit helpt u conflicten met andere grote evenementen, zoals feestdagen of lokale feesten, te voorkomen. 

Bij het maken van uw schema moet u er ook voor zorgen dat uw timing voldoende is om haast te voorkomen. Uw deelnemers zullen niet genieten van een webinar dat gehaast aanvoelt, omdat het voelt alsof ze worden bedrogen voor de waarde waarvoor ze zich hebben aangemeld, en u compromitteert uw vermogen om hen aan te moedigen actief deel te nemen aan de gesprekken. Plan verstandig om ervoor te zorgen dat u voldoende tijd heeft om alles door te komen, inclusief Q&A's en discussies. 

Maak een promotieplan

Om uw promotieplan op te stellen, moet u eerst het beoogde aantal registraties bepalen dat u wilt bereiken, omdat dit u zal helpen bij het bepalen van de marketingtactieken die u kunt gebruiken om dit doel te bereiken. Het is goed om ook het beoogde aantal registraties te specificeren dat u wilt behalen met elk promotiekanaal dat u kiest. 

Dit zijn de verschillende promotiekanalen die u kunt gebruiken:

• Maak een landingspagina voor webinars
• Promoot uw webinar op relevante sociale mediakanalen (bijv. LinkedIn, Facebook, Twitter)
• Overweeg een blogpost te schrijven over uw seminar
• Promoot uw webinar met e-mailmarketing

E-mailmarketing genereert vaak een groot aantal aanmeldingen voor professionele evenementen, dus zorg ervoor dat u dit kanaal prioriteit geeft. In uw promotieplan moet u de timing van uw e-mailpromotie opnemen, zodat u gebruik kunt maken van optimale verzendtijden (wat zal resulteren in meer opens en aanmeldingen. Volgens ON24, zijn woensdag en donderdag de beste dagen om webinar-promotie-e-mails te versturen voor de zakelijke markt omdat mensen een hogere beschikbaarheid hebben. Je bent vrij om het zelf uit te proberen. 

Selecteer het beste webinarplatform

Ervoor zorgen dat u het juiste onderzoek doet om het platform te selecteren waar uw webinar zal worden gehouden, is uiterst belangrijk voor uw gebruikerservaring. 

Hier zijn enkele dingen waarmee u rekening moet houden bij het kiezen van een webinarplatform: 

• Wat is je budget?
• Is het platform mobielvriendelijk om ervoor te zorgen dat deelnemers die inloggen op een mobiel apparaat een vlotte ervaring hebben?
• Zijn alle functies die u nodig heeft beschikbaar? (Bijvoorbeeld webinar-opname)
• Hoeveel deelnemers kan het herbergen?
• Hoe gemakkelijk is het om te gebruiken?
• Zullen uw deelnemers in staat zijn om effectief deel te nemen?

 Maak er gerust gebruik van Findstack om uw zoektocht naar het webinarplatform een ​​kickstart te geven. Via ons platform kun je verschillende vergelijken webinarsoftware om u te helpen uw perfecte match te vinden. 

Voer een droogloop uit

Om je te helpen bepalen of je evenement soepel zal verlopen, moet je ten minste 3 tot 5 dagen voordat je live gaat een proefrit maken. Dit zal je helpen bepalen of je je planning moet aanpassen en eventuele technische problemen voorafgaand aan het evenement moet oplossen. 

Zorg ervoor dat u tijdens uw oefensessie het volgende behandelt:

• Korte presentatoren en gastsprekers over de functies van het gekozen webinarplatform. Dit zal hen helpen begrijpen welke functies ze kunnen gebruiken. Geef ook aan tot wie ze zich moeten wenden als ze problemen ondervinden. 
• Controleer of al uw presentatoren over de juiste apparatuur beschikken die compatibel is met uw webinarplatform. Dit omvat apparaten, internetbrowsers, headsets en meer. Als je een goed webinarplatform hebt, kan iedereen vóór het evenement de compatibiliteit van zijn of haar apparaat testen. 
• Bekijk de visuals en agenda van uw webinar om er zeker van te zijn dat alles in de juiste volgorde staat.

Kies de juiste tool voor effectief webinarbeheer

Webinars worden duidelijk steeds waardevoller voor bedrijfsleiders om hun doelen te bereiken. Door de webinarbeheerstrategieën te gebruiken die we hebben geschetst, weet u zeker dat u uw publiek de beste waarde biedt.

Findstack is uw beste startbron om de beste webinarsoftware voor uw behoeften. Bekijk onze vergelijkingen en koopgidsen zodat u de beste beslissing kunt nemen!