Het is betaaldag! Salarisverwerking in 8 eenvoudige stappen (2024)

Wanneer mensen de woorden 'salarisverwerking' horen, is het eerste dat in je opkomt een hele reeks cijfers.

Er komt veel rekenwerk bij kijken bij het verwerken van de loonlijst, maar er zijn veel andere factoren die het proces van het betalen van de salarissen van mensen uitmaken.

Berekeningen voor de salarisadministratie kunnen betekenen dat u de hulp van een salarisadministrateur nodig heeft, aangezien zij daarin gespecialiseerd zijn. Salarisverwerking betekent echter niet altijd grote, complexe berekeningen en het inhuren van accountants. Veel organisaties, vooral kleine bedrijven, hebben alleen een effectief salarisproces nodig.

Begrijpen hoe u de salarisadministratie verwerkt

Wat is salarisverwerking?

In elke zakelijke onderneming zijn er mensen die achter de schermen werken, maar ook mensen die met de klant te maken hebben. Ze dragen ertoe bij dat de bedrijfswinsten in het bedrijf blijven.

Er zijn ook andere afdelingen binnen een bedrijf, zoals de boekhoudafdeling, die de financiële aspecten voor hun rekening nemen. En natuurlijk de personeelsafdeling die ervoor zorgt dat werknemers op alle niveaus van het bedrijf zich houden aan de arbeidsvoorschriften in het land waar ze actief zijn. Hoe groot of klein het bedrijf ook is, alle werknemers hebben recht op salaris en andere voordelen. Hier komt de salarisverwerking om de hoek kijken.

Salarisverwerking betekent het betalen van de werknemers in een bedrijfsorganisatie. Dit omvat het hele proces van het betalen van werknemers, van het berekenen van het verdiende bedrag en eventuele inhoudingen tot het moment waarop ze hun betalingen ontvangen. In het bijzonder omvat de salarisverwerking het volgende:

• Berekening van het brutoloon van de werknemer voor de loonperiode (wekelijks, tweewekelijks, maandelijks)
• Inhoudingen voor inhouding, zoals afbetalingen van leningen en socialezekerheidsuitkeringen
• Aangifte loonheffingen
• Verdeling van het nettoloon aan werknemers

Salarisverwerking is een belangrijk aspect van elk bedrijf, omdat regelmatige, vlotte betaling een enorme factor is bij het behouden van werknemers.

De 8 eenvoudige stappen van salarisverwerking

Afhankelijk van de grootte van het bedrijf kan het salarisproces handmatig of met een geautomatiseerd systeem worden gedaan. Een bedrijf kan ook de salarisverwerking uitbesteden en onafhankelijke derden inhuren om hun salarisadministratie te verwerken. Ongeacht de methode moet de loonlijst voldoen aan de arbeids- en salarisvoorschriften van het land van vestiging van het bedrijf. Hier zijn acht eenvoudige stappen voor het verwerken van de loonlijst van uw bedrijf:

Stap 1: Vestig uw bedrijf als werkgever

Voordat u personen voor uw bedrijf in dienst mag nemen, moet u eerst door uw staat en land als werkgever worden erkend. U moet zorgen voor het essentiële papierwerk dat uw kwalificatie als werkgever bewijst. Voor het verwerken van de salarisadministratie zijn de volgende papieren nodig:

• Federaal werkgevers-ID-nummer (EIN)
• Identificatienummer van de belasting. U kunt controleren of uw federale en staatsbelastingnummers overeenkomen. Als dat niet het geval is, kunt u ook controleren of u uw federale belasting-ID moet aanvragen of dat deze kan worden toegewezen
• Een account bij het elektronische federale belastingbetalingssysteem
• Bankrekening voor salaristransacties. Het is ten zeerste aan te raden dat dit account uitsluitend voor salarisadministratie is
• Staat elektronische belastingbetaalrekeningen als uw staat dit vereist
• Werkennemerscompensatieverzekering

Het beveiligen van deze belangrijke documenten is een bewijs van uw naleving van de lokale en federale regelgeving met betrekking tot werkgelegenheid en is noodzakelijk om de loonlijst te verwerken.

Stap 2: Stel een salarisbeleid in

Werkgelegenheid en salarisadministratie zijn niet altijd eenvoudig. Hier zijn enkele vragen die u zichzelf moet stellen bij het opzetten van een salarisbeleid:

• Hoe vaak zou u uw werknemers betalen? Er zijn verschillende frequenties waarop werkgevers hun werknemers betalen. Sommigen betalen wekelijks, tweewekelijks, halfmaandelijks of maandelijks en zullen daarom de loonlijst moeten verwerken, afhankelijk van deze frequentie.
• Wat voor soort medewerkers neemt u aan? Werknemers kunnen worden ingehuurd om fulltime of parttime te werken. Sommige werknemers zijn ook vrijgesteld van overwerk, andere niet.
• Hoe houdt u de werktijd van uw medewerkers bij? Bedenk of het salaris van uw medewerkers wordt gebaseerd op het aantal gewerkte uren of op een vast salaris. Indien gebaseerd op uren, beslis dan hoe u of uw werknemers het totaal aantal gewerkte uren over een betalingsperiode kunnen volgen.
• Biedt u uw werknemers voordelen zoals een ziektekostenverzekering? Afgezien van de federaal verplichte voordelen, kunt u uw werknemers andere voordelen aanbieden die aftrekbaar zijn van hun brutoloon. Sommige bedrijven hebben bijvoorbeeld aandelenaankoopplannen voor werknemers waarmee werknemers bedrijfsaandelen tegen een gereduceerde prijs kunnen kopen. De aankoopprijs van de voorraad wordt in mindering gebracht op het brutosalaris van de deelnemende werknemer.
• Welke werknemers moeten belasting betalen en welke niet? Aangezien de salarissen niet gelijk zijn, moeten sommige werknemers belasting betalen en andere niet. U moet bepalen welke werknemers moeten betalen en hoe vaak u die belastingen moet betalen.
• Hoe gaat u uw medewerkers betalen?? U kunt de salarisadministratie op verschillende manieren onder uw werknemers verdelen. U kunt ze betalen via cheques, contant of rechtstreeks op hun bankrekening storten.
• Hoe berekent u de werknemer en verwerkt u de loonlijst samen met de uitsplitsingen? Zoals we eerder vermeldden, variëren de salarisprocessen afhankelijk van de grootte van het bedrijf. In de volgende drie secties ontdekt u de drie methoden van loonverwerking.

Handmatige salarisverwerking

Om de loonlijst handmatig te verwerken, moet u het brutoloon, inhoudingen en het nettoloon berekenen zonder de hulp van software. Meestal verwerken bedrijven de loonlijst handmatig op papier of met behulp van een digitale spreadsheet. Als u een klein bedrijf bent met een klein aantal werknemers, is de kans groot dat u een handmatig salarisverwerkingssysteem gaat gebruiken, omdat dit goedkoper is dan salarisadministratie of uitbesteding.

outsourcing

Tegenwoordig besteden veel bedrijven een deel van hun bedrijfsprocessen uit, waaronder de salarisverwerking. U kunt een onafhankelijke salarisadministrateur inhuren of zelfs uitbesteden aan bedrijven die salarisverwerkingsdiensten leveren. Dit kan uw stress verminderen en u laten focussen op andere aspecten van uw bedrijf.

Geautomatiseerde/loonlijstverwerkingssoftware

Voor bedrijven die de salarisadministratie in eigen beheer willen verwerken, implementeren salarissoftware is de beste weg. U kunt software voor salarisverwerking kopen bij verschillende technologiebedrijven, die allemaal een breed scala aan diensten dekken, van basishulp bij salarisadministratie tot HR-services en het bijhouden van werktijden.

Stap 3: Aannemen en verzamelen van salarisdocumenten van werknemers

Nu u uw bedrijf als werkgever heeft gevestigd, is het tijd voor u om de mensen te vinden die waarde kunnen toevoegen aan uw organisatie. Voordat uw nieuw aangeworven werknemers aan het werk kunnen gaan, moet u documenten verzamelen die essentieel zijn voor het verwerken van de loonlijst die voldoen aan de naleving van de federale overheid. Deze documenten omvatten het volgende:

Formulier W-4, inhoudingsbewijs van de werknemer

Deze vorm bevat belastinginformatie voor werknemers. Het vertelt u het belastingtarief dat u voor uw werknemer moet gebruiken, zodat u het juiste bedrag aan federale inkomstenbelasting kunt aftrekken van hun brutoloon. Houd er rekening mee dat u uw werknemers moet vragen om een ​​nieuw formulier in te vullen wanneer hun persoonlijke of financiële omstandigheden veranderen. Sommige staten hebben hun eigen W-4-formulieren die u kunt verzamelen en bewaren voor uw werknemers.

Formulier I-9, verificatie van geschiktheid voor werkgelegenheid

Hoewel de arbeidsmarkt enorm is, komen niet alle sollicitanten in aanmerking voor werk. Om u te laten controleren of uw nieuw verworven talent wettelijk gekwalificeerd is voor werk, moet u hen vragen om: vul formulier I-9 . in. Uw potentiële werknemer moet het formulier op de eerste werkdag invullen. Ook moet u als werkgever binnen drie werkdagen rubriek 2 van het formulier invullen. U bent niet verplicht een naar behoren ingevuld formulier I-9 naar de overheid te sturen, tenzij een bevoegde vertegenwoordiger u daarom verzoekt.

bank informatie

Als uw loonbeleid een directe storting als betalingswijze omvat, heeft u de bankgegevens van uw werknemers nodig. Sommige bedrijven vragen hun werknemers ook om een ​​salarisrekening te openen bij een voorkeursbank. U kunt ook de bankgegevens van uw werknemers opvragen via een ongeldige cheque. Dit kan echter alleen gelden voor specifieke gevallen.

Medische verzekeringsformulieren

Sommige bedrijven bieden hun werknemers ziektekostenverzekeringen aan. Zonder schriftelijke toestemming mag u echter geen bedrag aan verzekeringspremies van hun brutoloon aftrekken. Zodra u deze documenten kunt krijgen, moet u uw

Stap 4: Urenstaten verzamelen, beoordelen en goedkeuren

Nu u al het papierwerk vóór indiensttreding hebt geregeld, is het tijd voor de eigenlijke baan. De behoefte aan een urenstaat hangt af van de manier waarop u uw werknemers betaalt. Sommige banen hebben een vast salaris per salarisperiode. In deze gevallen zijn timesheets gewoon voor zichtbaarheid. Als uw salarisbeleid echter een uurtarief aangeeft, is het beoordelen en goedkeuren van de urenstaten van werknemers cruciaal voor de manier waarop u de salarisverwerking verwerkt.

Het beoordelen en goedkeuren van urenstaten is ook afhankelijk van het type salarisverwerking dat uw bedrijf uitvoert. Als u ervoor kiest om de loonlijst handmatig te verwerken, gebruiken uw werknemers doorgaans papieren prikkaarten waarop ze hun begintijd, eventuele pauzes die binnen de dag worden genomen, inclusief de lunchpauze, en hun eindtijd kunnen noteren. Lunchpauzes worden echter niet meegeteld en niet betaald. Aan het einde van de payrollperiode moet uw payrollteam de uren optellen en controleren of er fouten in zitten. Nadat u heeft gecontroleerd of de prikkaarten correct zijn, kunt u deze overschrijven naar uw loonadministratie.

Aan de andere kant, als uw bedrijf een geautomatiseerd salarissysteem gebruikt, zullen uw prikkaarten hoogstwaarschijnlijk digitaal zijn en klaar om te worden geüpload naar uw salarissoftware. Het maakt niet uit welk type salarisverwerkingsservice u gebruikt, het is belangrijk om de prikkaarten van werknemers nauwkeurig en geverifieerd te houden.

Stap 5: Salaris werknemers berekenen

Nu u weet hoeveel uren uw werknemers hebben gewerkt, is het tijd om het brutoloon en de inhoudingen van uw werknemers te berekenen.

Brutoloonberekeningen

Brutoloon is het totale inkomen van uw werknemers voor de loonperiode vóór eventuele inhoudingen. Dit betekent dat dit het equivalente geldbedrag is dat uw werknemers gedurende de hele loonperiode hebben gewerkt.

U telt gewoon de tijd die uw medewerkers hebben gewerkt bij elkaar op en vermenigvuldigt het antwoord met hun uurtarief bij het berekenen van het brutoloon. Rechte werkuren zullen variëren, maar de gebruikelijke is maximaal 40 werkuren per week. Houd er rekening mee dat de overwerkvergoeding ook is opgenomen in het brutoloon en meestal 1.5 keer hoger is dan het normale uurloon van uw werknemers.

Inhoudingen op brutoloon en loonheffingen

Werknemers zullen niet 100% van hun totale verdiensten ontvangen in een loonperiode. Dit komt omdat er aan hun inkomsten uitkeringen en kosten worden toegeschreven, die aftrekbaar zijn van hun totale inkomsten. Hier is een lijst met veelvoorkomende aftrekposten:

• Door de overheid opgelegde voordelen zoals sociale zekerheid en Medicare
• federale werkloosheidsbelasting
• Inhoudingen op basis van de voordelen die u uw werknemers biedt, zoals aandelenaankoopplannen en ziektekostenverzekering
• Belastingaftrek op fooien en incentives voor werknemers, indien van toepassing
• Diverse inhoudingen zoals uniforme kosten en kosten voor de arbeidsmiddelen van uw medewerkers

Bij de loonberekening moet u al deze inhoudingen optellen om de bruto inhoudingen voor de loonperiode te berekenen. U kunt echter nog steeds een uitsplitsing van deze inhoudingen aan uw werknemers laten zien, zodat ze weten welke voordelen ze krijgen.

Netto salaris

Nu u het brutoloon en de bruto inhoudingen van uw werknemers voor de loonperiode kent, is het tijd om het bedrag te berekenen dat ze daadwerkelijk gaan ontvangen. Dit wordt nettoloon genoemd en wordt eenvoudig berekend door de bruto inhoudingen van het brutoloon af te trekken.

Stap 6: Verdeling van het nettoloon aan uw werknemers en betaling van belastingen en andere voordelen

Zodra u het nettoloon van uw werknemers en hun bruto inhoudingen voor de loonperiode kunt bepalen, moet u nu uw werknemers, belastingdiensten en uitkeringsinstanties betalen.

Betaling van loonheffingen en personeelsbeloningen hebben meestal een bepaald schema. Verzekeringspremies en sociale premies worden bijvoorbeeld meestal maandelijks betaald. Aan de andere kant worden loonheffingen meestal per kwartaal betaald. Bij uitbetalende instanties en uitkeringsinstanties betaalt u de bedragen die u heeft ingehouden op het brutoloon van uw werknemers uit. Sommige uitkeringen hebben een werkgeversdeel, dus die moet u ook betalen.

Bij het betalen van uw medewerkers is het belangrijk om u aan uw betalingsschema te houden. Dit schema wordt bepaald in Stap 2 bij het opstellen van een loonbeleid. Hier zijn enkele veelvoorkomende manieren om het nettoloon van werknemers voor elke loonperiode te verdelen:

• Cheques verzonden naar uw medewerkers thuis of uitgedeeld op kantoor
• Directe stortingen
• Prepaid-kaarten die uitsluitend zijn geladen voor hun take-home pay
• Mobiele portemonnees waar u hun nettoloon in kunt storten
• Contant geld

In sommige staten moet elke betaaldag een loonstrook of loonstrookje aan uw werknemers worden gegeven. Dit kan zowel in gedrukte als elektronische vorm zijn. Deze loonstaten bevatten informatie over de berekening van het nettoloon of het meeneemloon van uw werknemers. Dit betekent dat u details moet verstrekken over wat van invloed was op hun nettoloon, inclusief hun uurtarief, het totale aantal gewerkte uren inclusief overuren en hun aftrekbare voordelen.

Stap 7: De aangifte loonheffingen aan het einde van het jaar

Het werk houdt nooit op, en dat geldt ook voor uw salarisadministratie. Fiscale regelgeving vereist dat u aan het einde van het jaar loonbelastingrapporten opstelt en deze aan uw werknemers distribueert. Het loonlijstrapport aan het einde van het jaar of formulier W-2 van elke werknemer moet hun totale inkomsten en belastingen voor de periode weergeven. Ze moeten volgens de belastingwetgeving ook hun W-2-formulieren uiterlijk op 31 januari van het volgende jaar ontvangen.

Stap 8: Werk uw loonadministratie bij en bewaar alle bewijsstukken voor de loonadministratie

Nadat u uw werknemers voor de loonperiode heeft betaald, moet u uw loonadministratie bijwerken. Deze gegevens moeten alle belangrijke details weergeven met betrekking tot uw meest recente loon- en belastingtransacties, waaronder enkele, zo niet alle, van de volgende zaken:

• Bedrag ingehouden voor federale loonheffingen
• Bedrag ingehouden voor sociale zekerheidsbijdragen
• Medicare-belastingen van werknemersloon
• Eventuele belastingbijdragen die u hebt gedaan

Het bijwerken van uw loonadministratie is belangrijk omdat dit betekent dat u moet voldoen aan de federale arbeidswetten en belastingwetten. Daarnaast is het ten zeerste aan te raden om uw loondocumenten te bewaren in geval van loongeschillen met werknemers of een controle van de Belastingdienst. Salarisdocumenten die u moet bewaren, omvatten, maar zijn niet beperkt tot, het volgende:

• Tijd kaarten
• Betaalstubs
• Documentatie over loonsverhogingen, evenals andere details over de verhoging.

Hoe lang duurt de salarisverwerking?

De duur van de salarisverwerking varieert van bedrijf tot bedrijf, afhankelijk van het aantal werknemers en het type salarismethode dat ze gebruiken. Meestal duurt het verwerken van de salarisadministratie enkele uren, maar als uw bedrijf de salarisadministratie handmatig verwerkt, duurt dit langer.

Als uw bedrijf gebruikmaakt van salarisadministratiediensten en software van technologiebedrijven, bespaart u tijd. De meeste salarissoftware bevat al loonbelastingberekeningen, die een enorm stuk tijd in beslag kunnen nemen als ze handmatig worden gedaan.

Het duurt slechts een korte tijd – maximaal drie dagen – voordat werknemers hun loon ontvangen nadat u uw voltooide loonlijst heeft ingediend.

Uw bedrijf, uw werknemers en salarisadministratie

Salarisverwerking is geen gemakkelijke taak. U moet rekening houden met verschillende arbeidswetten en belastingwetten om uw bedrijf aan de regels te houden. Er zijn echter stappen die u kunt nemen om uw salarisverwerking te vergemakkelijken, die we hieronder nogmaals zullen opsommen:

1. Vestig uw bedrijf als werkgever
2. Een salarisbeleid instellen
3. Verzamel loondocumenten van nieuw aangeworven werknemers
4. Urenstaten verzamelen, bekijken en goedkeuren
5. Bereken het brutoloon, de bruto inhoudingen en het nettoloon van de werknemer
6. Uitbetalen van salarissen en lonen aan werknemers en betalen belastingdiensten en uitkeringsinstanties
7. Opstellen van de jaarafsluitingen loonbelasting
8. Salarisgegevens bijwerken en loondocumenten bewaren

Al deze stappen helpen u om te blijven voldoen aan bepaalde loonregels die zijn opgesteld door de Internal Revenue Services (IRS) en het Department of Labour (DOL).

U kunt payrollserviceproviders ook uitbesteden om uw salarisverwerking minder tijdrovend en eenvoudiger te maken. U kunt software- en oplossingenaanbieders vinden die ook salarisadministratiediensten aanbieden. Eenmaal gekocht, uw salarissoftware wordt afgestemd op uw salarisbeleid en bedrijfstype.

Herdefinieer uw salarisverwerking met deze stappen en zie hoe eenvoudig het kan zijn!

Veelgestelde vragen (FAQ's) over het verwerken van salarisadministratie