Extensis Recensies & Productdetails

Ik vind Suitcase Fusion een uitstekende tool voor elke grafisch ontwerper. Het is inmiddels zo'n programma dat je niet meer zonder kunt als je het eenmaal hebt gebruikt. Ik had een maand geleden ook wat technische problemen en het team op de chat was erg behulpzaam.

Zoals altijd ben ik geen groot fan van het abonnementsmodel, maar ik begrijp dat het nu eenmaal zo moet. Ik zou het wel fijn vinden als het programma een hoop dubbele lettertypen zou verwijderen.

Ik heb 10,000 lettertypen en als ik de zoektijd naar het juiste lettertype met een paar minuten kan verkorten, is dat voor mij een enorme winst. Suitcase heeft de tools die ik nodig heb om ze visueel te sorteren.

De belangrijkste functies van Extensis Portfolio omvatten een assetbibliotheek, aanpasbare branding, metadata-beheer, rapportage/analyse, bestandsconversie, zoeken/filteren, workflowbeheer, het delen van assets, assetcategorisatie en nog veel meer. Gebruikers van Extensis Portfolio krijgen een gratis proefversie waarmee ze kunnen beoordelen of het aan hun behoeften voldoet. Het is beschikbaar voor zowel Windows als Mac. Het biedt afbeeldingen in PDF-formaat, wat een professionele manier is. Afbeeldingen zijn zeer eenvoudig te vinden met slechts een paar klikken. De software werkt identiek op Windows en Mac. De PDF-downloadoptie maakt het werk gemakkelijker. De ondersteuning is uitstekend; de medewerkers zijn professioneel, beantwoorden vragen direct en bieden ook oplossingen. De kosten zijn zeer laag in vergelijking met concurrenten.

Het is alleen te installeren en niet webgebaseerd, waardoor gebruikers beperkt worden omdat ze het alleen vanaf hun computer kunnen gebruiken. Soms is het lastiger om het op een Mac te gebruiken dan op Windows. Er is een geavanceerd aanpassingsniveau nodig om het aan onze behoeften aan te passen. Als je een beginner of een nieuwe medewerker bent, kan het lastig zijn om aan de geavanceerde functies te wennen.

Extensis Portfolio is over het algemeen een fantastische tool die zijn taken sneller en productiever uitvoert. Voor de basisfuncties doet het zijn werk efficiënt en tegen zeer lage kosten. Het centraliseert onze digitale activa en houdt ze georganiseerd. De functionaliteit is van hoog niveau en het is een geweldige investering. De gebruikersinterface is fantastisch en het is gemakkelijk te beheren.

De gebruikersinterface is niet te ingewikkeld en is erg intuïtief, bijna 'vriendelijk', waardoor onze medewerkers zich vol vertrouwen kunnen concentreren op wat ze moeten doen in plaats van te moeten uitzoeken 'hoe' ze dat moeten doen. Het verplicht niet alle medewerkers om het te gebruiken. Het systeem kan parallel lopen met andere activiteiten die met onze bestanden plaatsvinden, zodat onze medewerkers een prettige interface hebben en onze IT-teams het onderhoud van de bestanden/servers kunnen blijven uitvoeren. We hebben nog niet veel met de API gedaan, maar kijken ernaar uit om te zien wat we daarmee kunnen doen om de integratie met andere workflows/systemen te verbeteren.

Ons IT-team geeft de voorkeur aan een Linux-versie, omdat dit het onderhoud voor hen gemakkelijker maakt. Het kan soms wat traag zijn, maar dat komt door de manier waarop we het hebben ingesteld en niet door de software zelf. Het is dus de moeite waard om vanaf het begin de tijd te nemen om de installatie goed te regelen, omdat dit achteraf problemen kan opleveren.

Het heeft ons de mogelijkheid gegeven om een ​​enorm aantal verouderde systemen te beoordelen en te organiseren, en onze workflows aanzienlijk efficiënter te maken. Dit betekent op zijn beurt dat een veel bredere groep medewerkers zelf systemen kan vinden en raadplegen, in plaats van afhankelijk te zijn van een klein team dat dit voor hen doet.

Extensis Portfolio heeft me geholpen om al mijn verspreide bestanden in de meeste gangbare formaten op een georganiseerde manier te ordenen. Het beschikt ook over perfecte synchronisatie- en zoekfuncties, waardoor alles nog makkelijker wordt.

Soms, bij het verwerken van prioriteitsformaten, aangepaste formaten of minder bekende formaten, weigerde de software plotseling te functioneren. Ook werden verborgen bestanden niet verwerkt, waardoor het een kwestie van geluk of pech was.

Ideaal om bestanden georganiseerd en gesynchroniseerd te houden tussen verschillende profielen.

Het gemak waarmee bestanden geüpload kunnen worden (inclusief grote videobestanden), het beheer van bulkmetadata en de zoekfunctie hebben Extensis Portfolio onmisbaar gemaakt op onze werkplek. De mogelijkheid om eenvoudig catalogi te creëren met specifieke gebruikerstoegang voor elke eenheid binnen onze afdeling biedt meer dan voldoende controle over onze assets. Eenvoudige server-side upgrades, back-ups en opties voor gegevensherstel maken het beheer moeiteloos. Het extra voordeel van het toevoegen van nieuwe 'watch folders' vanuit bestaande netwerkshares en archieven zorgt voor een aanzienlijk snellere migratie naar Portfolio. Hierdoor heb ik in een paar weken tijd assets van jaren naar Portfolio overgezet.

Het upgraden van clients op verschillende machines vereist een download van Extensis Portfolio. Een geautomatiseerde, ingebouwde client-updater zou tijd besparen en ervoor zorgen dat iedereen altijd de nieuwste versie heeft. Om tijd te besparen, zou het handig zijn om eenvoudig een pad naar een map te kunnen delen. Als een gebruiker me bijvoorbeeld een pad stuurt voor een groep assets, is er geen snelle manier om dat pad in te voeren en zo bij dezelfde map te komen.

Al onze bestanden bevinden zich op één centrale plek. Alle voordelen van één opslaglocatie worden benut. Alle bestanden zijn geïndexeerd en doorzoekbaar. Slimme trefwoorden voegen een mooie extra laag metadata toe. Doordat het één systeem is, is het eenvoudig om een ​​back-upcyclus van alle bestanden bij te houden. Portfolio zelf is een geweldige tool om bestanden te sorteren die zijn verplaatst vanuit oude opslaglocaties. Het is gemakkelijk om door bestanden te bladeren. Scripts kunnen worden uitgevoerd om dubbele bestandsnamen te vinden. Tijdens het sorteren van bestanden kwam ik afbeeldingen tegen die ik in de nabije toekomst wilde gebruiken. Ik heb galerijen aangemaakt die naar deze afbeeldingen verwijzen. Oude bestanden die op externe bronnen stonden, zijn nu toegevoegd aan Portfolio, waardoor het risico op verlies van alle content is weggenomen. De stress van een gedeelde netwerkmap kan het leven lastig maken. Voor ons waren er geen verschillende toegangsniveaus. Gebruikers konden bestanden naar believen knippen, verplaatsen of verwijderen. Eenmaal in de gedeelde netwerkmap duurde het erg lang om iets terug te vinden. Met Extensis Portfolio hebben gebruikers de benodigde toegang. Het heeft de tijd die nodig is om bestanden te vinden aanzienlijk verkort. Een taak die normaal gesproken uren zou kosten om een ​​specifieke groep objecten te vinden, kan nu in enkele minuten worden uitgevoerd.

-De catalogusbeheerfunctie van Extensis Portfolio stelt me ​​in staat om websitecontent te organiseren in catalogusmappen en galerijen. -De catalogus wordt bijgewerkt zodra een asset aan de inventaris wordt toegevoegd of eruit wordt verwijderd. -De software bevat catalogussjablonen die technische teams kunnen gebruiken om catalogi te ontwerpen op basis van de informatie die ze willen publiceren. -De assetzoeker van Extensis Portfolio helpt gebruikers bij het zoeken naar assets die in de beheerrepository zijn opgeslagen.

Ik kan niet zeggen dat ik tot nu toe serieuze nadelen van deze oplossing heb ontdekt.

De software helpt managers bij het delen van assets, samenwerken, bestanden uploaden en catalogi beheren. Extensis Portfolio stelt gebruikers in staat om eenvoudig documenten te importeren en biedt bovendien ondersteuning bij het insluiten van afbeeldingen, audio- en videobestanden van alle formaten en het publiceren van die informatie op de productwebsite.

- Dit product is het beste in het beheren van grote collecties bestanden in verschillende formaten. Het biedt krachtige tools voor het converteren, vinden en organiseren van een groot aantal mediabestanden. - Gemakkelijk om verschillende bestanden te vinden of te doorzoeken. - Het maakt het downloaden van PDF-bestanden mogelijk. - Uitstekende rapportagefuncties. - Het product ondersteunt diverse bestandsformaten voor digitale assets, zoals audiobestanden, video's en zelfs afbeeldingen. - Zeer actief en behulpzaam technisch klantenserviceteam.

Tot nu toe doet het product perfect wat het moet doen, en ik kan geen enkel probleem met het product ontdekken.

Snelle toegang tot verschillende bestanden, beheer van verschillende bestanden, uploaden van afbeeldingen, bestandsorganisatie, enz.

De snelle zoekfunctie helpt gebruikers om snel digitale assets in de catalogus te vinden door woorden in de zoekbalk in te voeren. Getagde items verschijnen vervolgens in het assetoverzicht. Het beschikt over een aanpasbare werkbalk waarmee u assets kunt toevoegen, uploaden en verwijderen. Ook worden veelgebruikte functies weergegeven, waardoor het beheer van digitale assets efficiënt verloopt.

De functies kunnen overweldigend zijn voor een nieuwe gebruiker, maar na verloop van tijd raakt men vertrouwd met de software.

We hebben tijd kunnen besparen door verschillende videotypes tegelijkertijd naar andere bestanden te converteren. De geautomatiseerde workflow heeft het invoeren van metadata en het goedkeuringsproces gestroomlijnd.

Ik vind het erg prettig dat ik meerdere documenten tegelijk kan openen!

Het is lastig om de spullen in en uit te checken.

Je mag het werk van anderen niet overschrijven. Het is lastig als iemand anders al aan een pagina werkt en jij er nog aan moet werken.

Er zijn veel dingen die ik prettig vind aan Portfolio. Bij het evalueren van verschillende DAM-oplossingen ontdekten we dat Portfolio de functies bood die voor ons belangrijk waren, en dat het binnen ons budget paste. DAM-systemen kunnen extreem duur en onbetaalbaar zijn voor kleine bedrijven. De mogelijkheid om onze basismapstructuur te behouden met de 'bewaakte mappen'-functie was belangrijk voor ons, omdat we ons eigen organisatiesysteem hadden. Maar andere functies waren nog belangrijker, zoals de mogelijkheid om metadata aan aangepaste velden te koppelen en bijvoorbeeld map-/bestandsnamen als trefwoorden op te nemen. Als gebruiker vind ik het QuickFind-veld met voorspellende zoekfunctie, evenals de meer gedetailleerde zoekmogelijkheden, erg krachtig. Voor onze assets en bestandsnaamgeving is QuickFind meestal voldoende om de selectie te vinden die ik nodig heb voor de meeste zoekopdrachten. Maar dieper graven en een zoekopdracht verfijnen is eenvoudig en intuïtief. Een andere functie die ik erg handig vind bij het verzamelen van afbeeldingen voor een project, is het markeren van de afbeeldingen die ik wil downloaden. Hierdoor worden ze verzameld in de galerij 'Gemarkeerde assets', zodat je ze in één gecomprimeerd bestand kunt downloaden in plaats van elk bestand afzonderlijk te downloaden. Slimme galerijen zijn ook erg handig, omdat je foto's uit je catalogus aan een slimme galerij kunt toevoegen door simpelweg een trefwoord of zin toe te voegen, bijvoorbeeld afhankelijk van het veld dat in de opgeslagen zoekopdracht wordt gebruikt. En met het oog op een langetermijnstrategie voor vermogensbeheer is schaalbaarheid een belangrijk aspect. Portfolio kan meegroeien met je bedrijf door middel van licenties voor extra modules. We hebben onlangs de Smart Keyword-module toegevoegd, die onze zoekefficiëntie heeft verbeterd en, voor de techneut in mij, ook nog eens leuk is om te gebruiken.

Ik heb een klein gebruikersinterfaceprobleem opgemerkt in zowel de browser- als de desktop-app van Portfolio 2017. De standaardbreedte van de kolom 'Gefilterde velden' (rechts) is vrij smal. Deze is ongeveer even breed als de miniatuurafbeeldingen. Ik zou het prettiger vinden om mijn eigen standaardkolombreedte te kunnen instellen. Momenteel kun je de kolom verslepen om hem breder te maken, wat handig is, maar deze instelling wordt niet behouden na het opnieuw opstarten. Mogelijk bestaat die mogelijkheid wel en ben ik er gewoon niet van op de hoogte. Ik heb nog geen contact opgenomen met de technische ondersteuning, omdat het slechts een kleine ergernis is. Ik heb het ondersteuningsteam van Extensis echter altijd als zeer behulpzaam en responsief ervaren bij het indienen van functieverzoeken.

Doordat we onze collectie afbeeldingen kunnen organiseren, identificeren en delen met onze medewerkers, kunnen we afbeeldingen efficiënter terugvinden. Dit heeft onze productiviteit verhoogd en onze workflow voor onze verschillende marketingprojecten gestroomlijnd.